Distribución de mercancías: guía práctica para optimizar del almacén a la última milla

Qué es la distribución de mercancías y en qué se diferencia de la logística

Cuando hablo de distribución, me refiero —como en mi día a día— al proceso que transporta y entrega productos desde el fabricante hasta el consumidor final, cuidando condiciones y plazos. La logística abarca el paraguas completo (aprovisionamiento, inventario, almacenamiento, información, devoluciones), mientras que la distribución se centra en el tramo “saliente”: del almacén a la puerta del cliente (B2B, retail o domicilio).
¿Por qué obsesionarse con esto? Porque una distribución eficiente dispara tres objetivos que tú mismo subrayaste: satisfacción del cliente, eficiencia operativa y rentabilidad del negocio. Si falla cualquiera, lo notas en reseñas, costes y caja.

La clave está en alinear la promesa comercial (SLA) con la realidad operativa: plazos, ventanas horarias, cobertura geográfica y capacidad diaria. De esta alineación nacen las preguntas que guían el resto del artículo: ¿qué actividades priorizar?, ¿qué estrategia de red me conviene?, ¿qué tecnología mueve de verdad la aguja?, ¿cómo mido si voy bien?

Actividades clave: del almacenamiento al empaquetado, transporte y entrega

En mi experiencia, la distribución se gana o se pierde en la orquestación fina de unas pocas actividades que ya resumiste muy bien:

• Almacenamiento: recepción, clasificación y ubicación en condiciones óptimas. Si el layout no acompaña, el picking se eterniza. Consejo: dibuja “autopistas” y evita cruces entre recepción y expedición.
  
• Gestión de la demanda y pedidos: aquí se decide el 80 % del resultado. Cuando planifico con previsiones realistas evito roturas de stock y aseguro trazabilidad pedido a pedido. Políticas de reposición (mínimos, máximos, ciclo) + cortes de preparación claros (olas).
  
• Empaquetado (packing): proteger sin sobredimensionar. Estandariza embalajes por familia de producto y usa etiquetado legible (contenido, destino, ruta, bultos).
  
• Transporte: interno (traslados, cross-dock) y externo (capilar, paletería, full truck, internacional). Selecciona modo (terrestre, marítimo, aéreo) y planifica rutas con criterio: densidad de paradas, ventanas, restricciones urbanas, capacidades de vehículo.
  
• Entrega: es el “momento de la verdad”. La promesa se confirma con POD (prueba de entrega), comunicación proactiva y protocolo de incidencias.
  

Micro-tácticas que me funcionan:

1. Mapear tiempos estándar por eslabón (recepción, picking, carga).
   
2. Separar picos (fin de mes, lunes) con recursos flexibles.
   
3. Medir y publicar a diario un tablero simple (pedidos preparados, OTIF, fallidas, coste/entrega).
   

Planificación de la demanda y gestión de pedidos: cómo evitar roturas y asegurar trazabilidad

Has puesto el dedo en la llaga: la planificación. Sin ella, la distribución reacciona en lugar de anticipar. Mi receta:

1. Pronóstico: mezcla histórico + calendario comercial + estacionalidad. A falta de software avanzado, una simple media móvil por SKU con ajuste por campañas ya reduce sorpresas.
   
2. Políticas de servicio (SLA): define promesas distintas por canal (B2B vs. e-commerce). No es lo mismo “48 h a península” que “entrega same-day en radio de 20 km”.
   
3. Cortes de preparación: fija cut-off times claros para prometer bien.
   
4. Trazabilidad de extremo a extremo: cada pedido debería tener rastro desde pedido-confirmado → preparado → expedido → en ruta → entregado. Cuando yo integré estados visibles para el cliente, subió la satisfacción y cayeron los tickets de soporte.
   

Para blindar roturas: ABC/XYZ (importancia vs. variabilidad), stock de seguridad por nivel de servicio y tiempos de reaprovisionamiento realistas. Y si un SKU es inestable (clase X), comunica disponibilidad dinámica en la web para no vender humo.

Estrategias de distribución: directa vs. indirecta y exclusiva, selectiva o intensiva (con ejemplos)

Has descrito muy bien las opciones:

• Directa: vendes y entregas tú. Controlas experiencia y datos; inviertes más en flota/última milla. Ideal para DTC con ticket medio rentable.
  
• Indirecta (mayoristas/minoristas): llegas lejos con menos coste fijo, a costa de ceder control y márgenes.
  
• Cobertura:
  
  • Exclusiva: pocos puntos, imagen premium; útil para productos de alto valor.
    
  • Selectiva: red curada, equilibrio entre control y alcance.
    
  • Intensiva: estar “en todas partes”; perfecto para alta rotación y consumo masivo.
    

Cómo lo aterrizo:

• Si tu objetivo primario es rentabilidad, evita intensificar cobertura sin densidad de demanda (los camiones vacíos son márgenes perdidos).
  
• Si buscas satisfacción (NPS), la directa con ventanas horarias cercanas gana, pero requiere excelencia operacional.
  
• Si priorizas eficiencia, combina indirecta para zonas lejanas y directa en tu “core” urbano donde tengas densidad.
  

Tecnología que sí mueve la aguja: SGA/WMS, TMS, ruteo y seguimiento en tiempo real

No hace falta una torre de control espacial para empezar, pero sí tres pilares:

• SGA/WMS (almacén): ubicaciones, lotes/series, picking guiado, control de inventario cíclico, wave picking, cross-docking y integración con ERP/e-commerce.
  
• TMS / Ruteo (transporte): planificación multivehículo, restricciones (peso/volumen/tiempos), ventanas, geocodificación robusta, re-optimización durante el día.
  
• Seguimiento & POD: tracking en tiempo real, notificaciones, fotos/firma digital, motivos de incidencia codificados.
  

Mi consejo: empieza midiendo lo que ya tienes (CSV + tablero) y luego selecciona herramientas modulares. Prioriza integraciones limpias, visibilidad y facilidad de uso del repartidor (si el conductor pelea con la app, te comerás entregas fallidas).

KPIs para controlar tu red: OTIF, lead time, coste por entrega y entregas fallidas

KPI	Fórmula sencilla	Objetivo orientativo	Por qué importa
OTIF (On-Time In-Full)	Entregas a tiempo y completas / Entregas totales	≥ 95 % B2B / ≥ 90 % e-commerce	Resume cumplimiento de promesa y exactitud de preparación
Lead time pedido-entrega	Fecha entrega − Fecha pedido	Definido por SLA (24–72 h típico)	Percibido por el cliente; ajusta capacidad y cortes
% entregas fallidas	Entregas fallidas / Intentos totales	≤ 3–5 %	Cada fallo duele dos veces: coste y experiencia
Coste por entrega	(Coste transporte + empaquetado + manipulación) / Entregas	Depende del ticket medio; baja mes a mes	Clave para rentabilidad
Fill rate	Unidades enviadas / Unidades pedidas	≥ 96–98 %	Evita parciales y dobles rutas
Índice de daños	Bultos dañados / Bultos entregados	≤ 0,5–1 %	Empaquetado y manipulación bajo control

Cómo los uso: publico un tablero semanal con tendencia 4–8 semanas, reviso causas de fallos (dirección, ausencia, pago, daños) y ataco el top-3 con acciones concretas.

Última milla sin sobresaltos: ventanas horarias, prueba de entrega y experiencia del cliente

En última milla, los detalles pagan facturas:

• Ventanas horarias realistas y confirmadas; si prometo 10–14 h, priorizo rutas compactas.
  
• Comunicaciones proactivas: SMS/WhatsApp con ETA y link de reprogramación.
  
• POD “a prueba de dudas”: foto, geolocalización, firma y nombre del receptor.
  
• Zonas complejas: define puntos de encuentro seguros o lockers.
  
• Política de reintentos: máximo 2 y luego alternativa (recogida en punto).
  Cuando implementé estas prácticas, la satisfacción subió y se notó en reputación de marca; además, la tasa de entregas fallidas cayó porque el cliente pudo reprogramar a tiempo.
  

Errores habituales y cómo los resolví en operaciones reales

• Prometer sin capacidad: solucioné acotando cobertura por CP y poniendo cupos diarios por franja.
  
• Rutas largas con pocas paradas: consolidé por micro-zonas y pasé a vehículos más pequeños donde la densidad lo pedía.
  
• Empaquetado excesivo: estandaricé embalajes; bajaron daños y coste unitario.
  
• Trazabilidad opaca: abrí estados al cliente y al equipo; cayeron llamadas y mejoró el OTIF.
  

Plan de acción en 30 días: quick wins para distribuir mejor y gastar menos

• Semana 1: visibilidad y datos. Define SLA por canal, publica KPIs base (OTIF, fallidas, coste/entrega) y dibuja el flujo actual.
  
• Semanas 2–3: rutas y horarios. Reasigna zonas, fija ventanas realistas, limpia direcciones problemáticas, prueba un ruteador (aunque sea básico).
  
• Semana 4: estandarización. Crea SOPs de picking/packing, checklist de carga, protocolo de incidencias y playbook de comunicación al cliente.
  

Conclusión

La distribución de mercancías no es solo mover cajas; es cumplir una promesa de valor. Cuando alineas actividades (almacenamiento-empaquetado-transporte-entrega), planificas con cabeza la demanda y te apoyas en tecnología que suma, los tres grandes objetivos que marcaste —satisfacción, eficiencia y rentabilidad— dejan de ser slogans y se vuelven números que mejoran cada mes.

Checklist rápido de auditoría

• SLA definidos por canal y visibles para ventas/operaciones
  
• Trazabilidad de pedido con estados estándar
  
• Cut-off times claros y cumplidos
  
• Ruteo con ventanas horarias y densidad mínima por ruta
  
• POD con foto/firma y protocolo de incidencias
  
• Tablero semanal con OTIF, fallidas, coste/entrega, daños
  
• SOPs activos: recepción, picking, packing, carga, devolución
  

FAQs