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Almacenaje de mercancías: sistemas, gestión y claves para un almacenamiento eficiente

El almacenaje de mercancías es una de las operaciones esenciales dentro de cualquier cadena logística. Aunque a primera vista pueda parecer que almacenar consiste simplemente en guardar productos hasta que vuelvan a necesitarse, una gestión profesional del almacén implica mucho más: recepción, identificación, ubicación, control de inventario, conservación, preparación de pedidos, trazabilidad y expedición.

Un sistema de almacenamiento bien diseñado permite aprovechar mejor el espacio disponible, reducir tiempos de manipulación, minimizar errores y mantener un control preciso del stock. En cambio, una organización deficiente puede provocar movimientos innecesarios, roturas de inventario, daños en la mercancía, retrasos en los pedidos y un incremento considerable de los costes operativos.

Por este motivo, el almacén no debe considerarse únicamente como un espacio físico. En una logística moderna funciona como un punto estratégico desde el que se coordinan los flujos de mercancías entre proveedores, producción, transporte, distribución y clientes.

La elección del sistema de almacenaje dependerá de factores como las dimensiones y el peso de los productos, su rotación, el número de referencias, el volumen de pedidos o las necesidades específicas de manipulación. No existe, por tanto, un único modelo válido para todas las empresas.

A continuación se analizan los principales sistemas de almacenamiento de mercancías, su funcionamiento y los criterios fundamentales para gestionar un almacén de forma eficiente.

¿Qué es el almacenaje de mercancías y por qué es clave en logística?

El almacenaje de mercancías es el conjunto de operaciones destinadas a recibir, organizar, conservar y controlar productos o materiales dentro de unas instalaciones logísticas hasta el momento de su expedición.

Su objetivo no consiste únicamente en disponer de espacio. Un almacén debe garantizar que cada producto pueda localizarse rápidamente, permanezca en condiciones adecuadas y esté disponible cuando la cadena de suministro lo necesite.

Una operación de almacenamiento eficaz debe responder de forma continua a varias preguntas:

  • ¿Qué mercancía ha entrado?
  • ¿Cuántas unidades existen?
  • ¿Dónde está almacenada cada referencia?
  • ¿En qué estado se encuentra?
  • ¿Qué mercancía debe salir primero?
  • ¿Qué pedidos están pendientes de preparación?
  • ¿Cuánto espacio queda disponible?

Disponer de esta información resulta fundamental para mantener el control de las operaciones.

El papel del almacén dentro de la cadena de suministro

El almacén actúa como punto de conexión entre diferentes fases de la cadena logística.

Puede recibir mercancías procedentes de fabricantes o proveedores, conservarlas temporalmente y posteriormente enviarlas a otros centros logísticos, tiendas, fábricas o clientes finales.

En este proceso se producen continuamente entradas y salidas. Por ello, la eficiencia del almacén afecta directamente a otros procesos como el transporte, la distribución o la preparación de pedidos.

Cuando las operaciones están correctamente coordinadas, la empresa puede mantener unos niveles de stock adecuados y responder con mayor rapidez a la demanda.

Cuando existen fallos en el almacenamiento, los problemas suelen extenderse al resto de la cadena: pedidos incompletos, retrasos, errores de inventario o costes adicionales de transporte.

Diferencia entre almacenar mercancía y gestionar un almacén

Guardar productos y gestionar profesionalmente un almacén son conceptos distintos.

El simple almacenamiento consiste en mantener mercancías dentro de unas instalaciones. La gestión de almacenes, en cambio, incluye todas las decisiones y procedimientos necesarios para controlar esos productos durante su permanencia en las instalaciones.

Entre estas tareas se encuentran:

  • planificación del espacio;
  • asignación de ubicaciones;
  • control de entradas y salidas;
  • gestión del inventario;
  • preparación de pedidos;
  • control de trazabilidad;
  • manipulación interna;
  • gestión de incidencias;
  • coordinación con transporte y distribución.

Cuanto mayor sea el volumen de mercancía o el número de referencias, más importante resulta disponer de procedimientos claramente definidos.

¿Cómo funciona el proceso de almacenaje de mercancías?

El proceso comienza antes incluso de que los productos ocupen una ubicación dentro del almacén. La eficiencia depende de cómo se coordinan todas las fases, desde la recepción hasta la expedición.

Aunque cada instalación puede tener sus propios procedimientos, normalmente pueden identificarse cuatro grandes etapas.

Recepción y control de la mercancía

La recepción constituye uno de los primeros puntos críticos.

Cuando llega un vehículo al almacén, la mercancía debe descargarse y comprobarse antes de incorporarla al inventario.

El control puede incluir aspectos como:

  • cantidad recibida;
  • identificación de referencias;
  • estado de embalajes;
  • peso y dimensiones;
  • documentación;
  • números de lote o serie;
  • posibles daños;
  • fechas de caducidad cuando corresponda.

Los errores que no se detectan durante esta fase pueden generar diferencias posteriores entre el inventario físico y la información registrada.

Una recepción correctamente organizada también evita que las zonas de descarga se conviertan en áreas de acumulación que dificulten el funcionamiento del almacén.

Ubicación, identificación y trazabilidad

Una vez validada la recepción, cada unidad debe asignarse a una ubicación.

La ubicación no debería realizarse de manera improvisada. Debe responder a criterios logísticos relacionados con la rotación, dimensiones, peso, características de manipulación y frecuencia de preparación de cada referencia.

Las mercancías de alta rotación suelen situarse en zonas fácilmente accesibles, mientras que los productos con menos movimientos pueden ocupar posiciones más alejadas.

También debe mantenerse una identificación clara.

El objetivo es poder conocer en cualquier momento:

  • qué producto existe;
  • qué cantidad está disponible;
  • en qué ubicación se encuentra;
  • cuándo entró;
  • qué movimientos ha realizado.

Esta capacidad de seguimiento constituye la base de la trazabilidad logística.

Gestión del stock e inventario

Mantener un inventario preciso es una de las funciones esenciales del almacenamiento.

El stock registrado debería coincidir con el stock físico. Las diferencias pueden provocar compras innecesarias, pedidos que no pueden completarse o pérdidas de mercancía.

Para reducir estas desviaciones se utilizan diferentes métodos de control, como inventarios periódicos o conteos cíclicos.

La información debe actualizarse después de cada operación relevante: recepción, traslado interno, picking, devolución o expedición.

Cuanto mayor sea el movimiento de mercancías, mayor importancia adquiere la automatización del registro.

Picking, preparación y expedición de pedidos

Cuando llega una orden de salida comienza el proceso de preparación.

El picking consiste en localizar y recoger las unidades correspondientes a cada pedido. Posteriormente pueden realizarse otras operaciones, como agrupación, embalaje, etiquetado o consolidación.

Finalmente, la mercancía se traslada a la zona de expediciones para ser cargada en el vehículo correspondiente.

El diseño de los recorridos tiene un impacto importante sobre la productividad.

Una mala distribución de las referencias puede obligar a los operarios a realizar desplazamientos excesivos. Por este motivo, el análisis de las rutas de picking constituye una de las principales oportunidades para mejorar la eficiencia de un almacén.

Principales sistemas de almacenamiento de mercancías

No todas las mercancías pueden almacenarse de la misma forma. Existen diferentes soluciones diseñadas para adaptarse al tipo de producto, espacio disponible y frecuencia de movimiento.

La elección correcta debe equilibrar tres aspectos fundamentales: capacidad, accesibilidad y productividad.

Almacenaje convencional en estanterías

El almacenamiento mediante estanterías para palets es una de las soluciones más utilizadas.

Permite almacenar mercancía paletizada en diferentes niveles y mantener acceso directo a numerosas referencias.

Entre sus principales ventajas se encuentran:

  • flexibilidad;
  • facilidad para localizar productos;
  • aprovechamiento de la altura;
  • acceso relativamente sencillo a cada palet;
  • adaptación a diferentes referencias.

Resulta especialmente adecuado cuando existe una gran variedad de productos y se necesita acceder individualmente a ellos.

Su principal limitación es que necesita pasillos para la circulación de equipos de manutención, lo que reduce el porcentaje de superficie destinado directamente al almacenamiento.

Almacenaje en bloque o directamente sobre suelo

En determinadas situaciones la mercancía puede colocarse directamente sobre el suelo formando bloques o filas.

Este sistema permite aprovechar gran parte de la superficie disponible porque reduce la necesidad de estanterías y pasillos.

Es especialmente útil cuando existen grandes cantidades de una misma referencia o cuando las propias características de la carga permiten su apilamiento.

Sin embargo, la accesibilidad individual puede ser menor. Si diferentes referencias quedan situadas unas delante de otras, será necesario realizar movimientos adicionales para acceder a determinados productos.

El almacenaje en suelo también puede resultar necesario para mercancías cuyas dimensiones o peso hacen poco práctico el uso de sistemas convencionales.

Sistemas de almacenaje dinámico

Los sistemas dinámicos utilizan estructuras que facilitan el desplazamiento de las unidades almacenadas de una posición a otra.

Uno de sus objetivos habituales es facilitar la rotación del producto.

Pueden resultar especialmente interesantes para mercancías con elevada rotación o cuando resulta importante controlar el orden de salida.

Su diseño permite reducir ciertos desplazamientos internos y mejorar el aprovechamiento del espacio, aunque normalmente requieren una inversión superior a las estanterías convencionales.

Almacenamiento automatizado

La automatización permite que determinadas tareas de almacenamiento o recuperación de mercancías sean realizadas mediante equipos automáticos.

Estos sistemas pueden estar especialmente indicados cuando existe:

  • un volumen elevado de operaciones;
  • necesidad de alta productividad;
  • gran cantidad de referencias;
  • espacios donde se busca maximizar la capacidad;
  • necesidad de reducir errores manuales.

La automatización no es necesariamente la mejor solución para cualquier almacén.

Antes de realizar una inversión de este tipo es necesario analizar el volumen de operaciones, estabilidad de la demanda, características de los productos y retorno previsto.

Soluciones para mercancías pesadas o sobredimensionadas

Las mercancías de gran peso o tamaño requieren un planteamiento diferente.

Productos industriales, estructuras, maquinaria o cargas especiales pueden superar las dimensiones habituales de los palets convencionales.

En estos casos deben evaluarse cuestiones como:

  • resistencia del suelo;
  • zonas de maniobra;
  • equipos de elevación;
  • capacidad de carga;
  • altura disponible;
  • accesos para vehículos;
  • procedimientos de seguridad.

El almacenamiento de este tipo de mercancías exige instalaciones preparadas específicamente para realizar manipulaciones seguras.

Cómo elegir el sistema de almacenaje adecuado

Elegir un sistema simplemente porque permite almacenar más unidades no siempre conduce al resultado más eficiente.

La solución debe analizarse considerando todo el ciclo operativo.

Un sistema muy compacto puede aumentar considerablemente la capacidad, pero también dificultar el acceso a las mercancías. Por el contrario, una instalación con gran accesibilidad puede desaprovechar espacio.

Encontrar el equilibrio correcto depende de varios factores.

Tipo, dimensiones y peso de la mercancía

El primer elemento que debe analizarse es el propio producto.

No se almacena de la misma manera una caja pequeña que un palet industrial o una pieza de varias toneladas.

Deben estudiarse aspectos como:

  • dimensiones;
  • peso;
  • posibilidad de apilamiento;
  • fragilidad;
  • tipo de embalaje;
  • necesidades de manipulación.

La naturaleza de la mercancía condicionará tanto el sistema de almacenamiento como los equipos necesarios para moverla.

Rotación del stock

La rotación indica la frecuencia con la que una mercancía entra y sale del almacén.

Las referencias de alta rotación deberían ocupar ubicaciones que reduzcan al máximo los desplazamientos.

Situarlas lejos de las zonas de picking o expedición aumentaría innecesariamente el tiempo de preparación.

Las referencias de baja rotación pueden situarse en ubicaciones menos accesibles sin afectar significativamente a la productividad general.

Espacio disponible y aprovechamiento de la superficie

El objetivo no consiste simplemente en ocupar cada metro disponible.

Un almacén necesita espacio para distintas funciones:

  • recepción;
  • control;
  • almacenamiento;
  • circulación;
  • preparación de pedidos;
  • expediciones;
  • posibles incidencias.

Eliminar demasiado espacio operativo para aumentar la capacidad de almacenaje puede generar congestión y reducir la productividad.

También debe aprovecharse correctamente la altura cuando las instalaciones y los equipos lo permitan.

Volumen de pedidos y velocidad de preparación

El número de pedidos diarios afecta directamente al diseño.

Un almacén con pocas expediciones puede priorizar la capacidad. Sin embargo, una instalación con cientos o miles de líneas de pedido necesita optimizar especialmente las operaciones de picking.

En estos casos, pequeñas mejoras en los recorridos pueden generar ahorros importantes cuando se multiplican por el número de operaciones realizadas cada día.

Gestión de stock e inventario: el núcleo de un almacén eficiente

El inventario representa mercancía y, por tanto, capital.

Tener demasiado stock supone inmovilizar recursos y utilizar espacio que podría destinarse a otros productos. Tener demasiado poco puede impedir atender la demanda.

La gestión del stock intenta encontrar un equilibrio entre disponibilidad y coste.

FIFO, LIFO y FEFO

Existen diferentes criterios para establecer el orden de salida de las mercancías.

FIFO — First In, First Out

Las primeras unidades que entran son las primeras en salir.

Es uno de los métodos más habituales cuando resulta conveniente evitar que la mercancía permanezca almacenada durante periodos excesivos.

LIFO — Last In, First Out

Las últimas unidades almacenadas son las primeras que se extraen.

Puede aparecer de forma natural en determinados sistemas de almacenamiento donde solo existe acceso por un lado.

Desde una perspectiva operativa, su conveniencia dependerá siempre de las características del producto.

FEFO — First Expired, First Out

Prioriza la mercancía cuya fecha de caducidad o vencimiento está más próxima.

Resulta especialmente relevante cuando se trabaja con productos sensibles al tiempo.

El método elegido debe reflejarse tanto en la organización física como en el sistema de gestión.

Cómo evitar roturas de stock y sobrealmacenamiento

Una rotura de stock se produce cuando no existe mercancía suficiente para satisfacer una necesidad.

En el extremo contrario se encuentra el sobrealmacenamiento: mantener más inventario del necesario.

Ambos problemas generan costes.

Una correcta planificación debe considerar:

  • demanda prevista;
  • tiempo de reposición;
  • variabilidad de consumo;
  • nivel de servicio objetivo;
  • stock de seguridad.

También resulta imprescindible contar con información fiable. Una planificación excelente será poco útil si el inventario registrado no coincide con la realidad física.

El papel de un sistema WMS

Un WMS o Warehouse Management System es un sistema de gestión de almacenes diseñado para controlar y coordinar operaciones internas.

Puede utilizarse para gestionar:

  • ubicaciones;
  • entradas;
  • movimientos;
  • picking;
  • inventarios;
  • expediciones;
  • trazabilidad.

El principal valor de un WMS no reside únicamente en digitalizar información.

Su utilidad aumenta cuando permite establecer reglas que orientan las operaciones: dónde ubicar un producto, qué unidad debe salir primero o qué recorrido debe seguir un operario.

Para instalaciones con elevada complejidad, la gestión exclusivamente manual puede limitar considerablemente la capacidad de mantener un control preciso.

Seguridad y trazabilidad en el almacenaje de mercancías

La eficiencia logística no puede separarse de la seguridad.

Un almacén debe proteger tanto a las personas como a las mercancías y equipos que intervienen en la operativa.

Además, debe disponer de procedimientos capaces de detectar y gestionar incidencias.

Control de accesos y protección de la mercancía

Las instalaciones deben establecer medidas acordes con las características del producto y los riesgos existentes.

Entre ellas pueden encontrarse:

  • delimitación de zonas;
  • control de accesos;
  • sistemas de vigilancia;
  • procedimientos internos;
  • inspecciones;
  • identificación adecuada de mercancías.

La protección no se limita a evitar pérdidas.

También debe reducir daños provocados por golpes, apilamientos incorrectos, manipulación inadecuada o condiciones de almacenamiento incompatibles con el producto.

Trazabilidad durante todo el proceso logístico

La trazabilidad permite seguir la mercancía a través de sus diferentes movimientos.

Dependiendo del producto, puede realizarse mediante referencias, lotes, números de serie u otros sistemas de identificación.

Una buena trazabilidad permite responder rápidamente a cuestiones como:

  • cuándo se recibió una unidad;
  • dónde se almacenó;
  • qué movimientos tuvo;
  • cuándo se preparó;
  • a qué pedido fue asignada;
  • cuándo salió del almacén.

Esta información facilita tanto la gestión diaria como la investigación de incidencias.

Prevención de daños y errores operativos

Muchos problemas no se producen porque falte espacio, sino porque los procesos no están correctamente definidos.

Entre las causas habituales se encuentran:

  • manipulación incorrecta;
  • ubicaciones equivocadas;
  • señalización insuficiente;
  • cargas mal acondicionadas;
  • ausencia de controles;
  • errores durante el picking.

La prevención debe combinar formación, procedimientos, equipos adecuados y control de operaciones.

Errores frecuentes en el almacenamiento de mercancías

Una instalación puede disponer de suficiente capacidad y seguir funcionando de forma ineficiente.

Uno de los errores más habituales consiste en organizar el almacén únicamente pensando en cuánto producto cabe dentro.

La capacidad es importante, pero no debe analizarse aisladamente.

Entre los principales errores destacan:

No clasificar las referencias por rotación.
Si los productos con más movimientos se encuentran lejos de las zonas operativas, aumentan los tiempos de desplazamiento.

No mantener ubicaciones correctamente identificadas.
Una mala identificación favorece errores de inventario y aumenta el tiempo necesario para localizar mercancías.

Mezclar flujos de entrada y salida sin planificación.
La circulación desordenada puede provocar congestión y aumentar el riesgo de incidencias.

No actualizar el inventario inmediatamente.
Cada movimiento que no se registra correctamente aumenta la diferencia entre stock físico y teórico.

Aprovechar excesivamente el espacio.
Un almacén completamente lleno puede ser menos eficiente que otro con cierta capacidad libre. Es necesario disponer de margen para reorganizaciones, picos de demanda y movimientos internos.

No revisar la distribución periódicamente.
Las necesidades cambian. Una ubicación eficiente hace un año puede dejar de serlo si cambia la rotación de los productos.

Carecer de indicadores.
Sin métricas resulta difícil determinar si las medidas adoptadas están mejorando realmente la operación.

La gestión profesional exige observar continuamente el funcionamiento real del almacén y corregir las ineficiencias detectadas.

¿Qué factores determinan el coste del almacenaje de mercancías?

El coste del almacenamiento no depende únicamente del número de metros cuadrados utilizados.

Dos mercancías que ocupan un espacio similar pueden generar costes muy diferentes si una requiere numerosas manipulaciones y otra permanece prácticamente inmóvil.

Por ello, cualquier análisis debería considerar varios componentes.

Espacio ocupado y tiempo de permanencia

El volumen o número de posiciones utilizadas constituye uno de los factores más evidentes.

También influye el tiempo.

Una mercancía que permanece semanas o meses ocupa una capacidad que no puede utilizarse para otros productos.

Por este motivo, una buena gestión del inventario puede reducir costes incluso aunque no se modifique físicamente el almacén.

Manipulaciones y servicios adicionales

Cada operación consume recursos.

Entre ellas pueden encontrarse:

  • descarga;
  • recepción;
  • ubicación;
  • movimientos internos;
  • picking;
  • embalaje;
  • etiquetado;
  • consolidación;
  • carga.

Cuantas más manipulaciones requiera la mercancía, mayor será normalmente el coste operativo.

Reducir movimientos innecesarios es, por tanto, uno de los principales objetivos de cualquier mejora logística.

Características especiales de la mercancía

El peso, dimensiones o requisitos particulares también influyen.

Una carga sobredimensionada puede necesitar más espacio de maniobra y equipos especiales. Otros productos pueden requerir condiciones específicas o controles adicionales.

Estas necesidades deben analizarse antes de seleccionar unas instalaciones o contratar un servicio externo.

Comparar únicamente el precio por espacio puede conducir a conclusiones equivocadas si no se estudia el coste completo de la operación.

Ventajas de externalizar el almacenaje a un operador logístico

No todas las empresas necesitan gestionar instalaciones propias.

La externalización del almacenaje permite delegar total o parcialmente estas operaciones en un proveedor especializado.

La decisión debe analizarse desde una perspectiva económica y operativa.

Conversión de costes fijos en variables

Mantener un almacén propio implica afrontar numerosos costes: instalaciones, equipos, personal, mantenimiento y sistemas de gestión, entre otros.

Cuando el servicio se externaliza, una parte de estos costes puede transformarse en costes ligados al volumen utilizado o a las operaciones realizadas.

Este modelo puede resultar especialmente interesante cuando la demanda presenta variaciones importantes.

Mayor flexibilidad ante cambios de demanda

La actividad logística raramente se mantiene constante durante todo el año.

Campañas, promociones, estacionalidad o crecimiento empresarial pueden generar incrementos temporales de stock.

Disponer de un proveedor con capacidad flexible puede evitar que la empresa tenga que dimensionar permanentemente sus instalaciones para los picos máximos.

Esta flexibilidad también puede facilitar el crecimiento sin necesidad de realizar inmediatamente inversiones inmobiliarias o tecnológicas.

Acceso a infraestructura, tecnología y personal especializado

Un operador logístico puede disponer de recursos difíciles de justificar para una empresa cuyo negocio principal no es la logística.

Entre ellos pueden encontrarse:

  • instalaciones especializadas;
  • equipos de manutención;
  • sistemas de gestión;
  • personal operativo;
  • procedimientos de control;
  • servicios de preparación;
  • conexiones con transporte y distribución.

Externalizar no elimina la necesidad de controlar la logística.

Al contrario, exige establecer indicadores claros, niveles de servicio y mecanismos de seguimiento para evaluar el rendimiento del proveedor.

Cómo elegir una empresa de almacenaje de mercancías

Seleccionar un proveedor únicamente por precio puede convertirse en un error costoso.

La empresa elegida gestionará inventario que tiene un valor económico y, en muchos casos, tendrá impacto directo sobre el servicio recibido por el cliente final.

Conviene evaluar el conjunto de la operación.

Capacidad e instalaciones

El primer aspecto es comprobar si el proveedor puede manejar correctamente el tipo de mercancía.

Debe evaluarse:

  • superficie;
  • capacidad;
  • altura;
  • accesos;
  • zonas de carga y descarga;
  • equipos disponibles;
  • posibilidad de crecimiento.

Una instalación adecuada actualmente también debería disponer de cierto margen para absorber posibles aumentos de actividad.

Tecnología y control de inventario

La visibilidad del stock es fundamental.

Antes de contratar un servicio conviene conocer cómo se registran las mercancías, cómo se actualizan los movimientos y qué información puede consultar el cliente.

Un buen sistema debe permitir obtener datos fiables sin depender constantemente de comprobaciones manuales.

Seguridad, trazabilidad y capacidad de manipulación

También debe analizarse cómo se protegen y controlan los productos.

Algunas preguntas importantes serían:

  • ¿Cómo se identifica la mercancía?
  • ¿Cómo se controlan las ubicaciones?
  • ¿Qué procedimientos existen ante daños?
  • ¿Cómo se registran las entradas y salidas?
  • ¿Puede rastrearse un lote o unidad?
  • ¿Qué equipos se emplean para manipular la carga?

La respuesta dependerá del tipo de producto, pero debe existir un procedimiento claramente definido.

Integración con transporte y distribución

El almacenamiento raramente constituye una actividad aislada.

Después de permanecer en el almacén, la mercancía normalmente debe transportarse a otro destino.

Contar con una buena coordinación entre almacenamiento, preparación de pedidos y transporte puede reducir tiempos y simplificar considerablemente la gestión.

Por este motivo, cuando se evalúa un operador logístico conviene analizar no solo su capacidad para guardar mercancías, sino también cómo se integran sus servicios con el resto de la cadena de suministro.

Conclusión: el almacenaje como parte estratégica de la logística

El almacenaje de mercancías debe entenderse como una operación estratégica y no simplemente como la disponibilidad de un espacio físico donde guardar productos.

Una gestión eficiente comienza con una recepción correctamente controlada y continúa mediante una ubicación adecuada, un inventario fiable, trazabilidad, preparación eficiente de pedidos y una expedición coordinada.

La elección del sistema de almacenamiento depende fundamentalmente de las características de la mercancía, su rotación y el nivel de servicio que deba proporcionar el almacén.

Estanterías convencionales, almacenamiento en bloque, sistemas dinámicos o soluciones automatizadas pueden ofrecer grandes ventajas cuando se aplican en el contexto correcto. Ninguna tecnología compensa, sin embargo, una distribución mal diseñada o unos procedimientos deficientes.

La optimización debe perseguir un equilibrio entre capacidad, accesibilidad, productividad y coste.

También resulta fundamental revisar periódicamente la operativa. Los volúmenes, referencias y necesidades de los clientes cambian con el tiempo, por lo que un almacén eficiente debe poder adaptarse a esas variaciones.

Cuando una empresa no dispone de las instalaciones, tecnología o recursos necesarios para gestionar internamente estas operaciones, externalizar el almacenaje puede convertirse en una alternativa eficaz. En ese caso, la selección del operador debe realizarse teniendo en cuenta su capacidad, sistemas de control, trazabilidad, seguridad, flexibilidad y conexión con los procesos de transporte y distribución.

Gestionado correctamente, el almacén deja de ser únicamente un coste operativo y se convierte en una pieza fundamental para mejorar el funcionamiento de toda la cadena logística.

Preguntas frecuentes sobre almacenaje de mercancías

¿Qué es el almacenaje de mercancías?

Es el conjunto de procesos destinados a recibir, organizar, conservar, controlar y preparar mercancías mientras permanecen dentro de unas instalaciones logísticas antes de su expedición.
No consiste únicamente en guardar productos. Una gestión profesional incluye control de inventario, ubicaciones, trazabilidad, manipulación y coordinación de entradas y salidas.

¿Qué tipos de almacenamiento de mercancías existen?

Existen diferentes sistemas, entre ellos el almacenamiento convencional en estanterías, el almacenaje en bloque, los sistemas dinámicos y las soluciones automatizadas.
También pueden necesitarse sistemas específicos para mercancías pesadas, sobredimensionadas o con requisitos particulares.

¿Cómo se almacenan correctamente las mercancías?

El procedimiento depende de las características del producto.
En términos generales, la mercancía debe identificarse correctamente, asignarse a una ubicación compatible con sus dimensiones y peso, registrarse en el inventario y mantenerse en condiciones que permitan su correcta conservación y manipulación.

¿Qué diferencia existe entre almacenaje y almacenamiento?

En el contexto logístico ambos términos suelen utilizarse para referirse a la actividad de almacenar mercancías.
En la práctica, conceptos como almacenaje de mercancías, almacenamiento de mercancías o almacenamiento logístico describen operaciones muy similares.

¿Cómo se elige el sistema de almacenamiento adecuado?

Deben analizarse el peso y dimensiones de los productos, número de referencias, rotación, volumen de pedidos, espacio disponible y medios de manipulación.
La solución más compacta no siempre es la más eficiente. Debe encontrarse un equilibrio entre capacidad y accesibilidad.

¿Qué factores influyen en el coste del almacenaje?

Entre los factores principales se encuentran el espacio ocupado, tiempo de permanencia, número de manipulaciones, volumen de entradas y salidas y características específicas de la mercancía.
Los servicios adicionales de preparación, embalaje o manipulación también pueden influir.

¿Qué ventajas aporta externalizar el almacenaje?

Puede proporcionar mayor flexibilidad, reducir la necesidad de invertir en instalaciones propias y facilitar el acceso a equipos, tecnología y personal especializado.
También puede permitir adaptar la capacidad utilizada a las variaciones del volumen de actividad.

¿Qué es un WMS?

Un WMS es un sistema especializado en la gestión de almacenes.
Permite controlar ubicaciones, inventarios, movimientos, preparación de pedidos y expediciones, además de facilitar la trazabilidad de las mercancías.

¿Por qué es importante la trazabilidad?

La trazabilidad permite conocer el recorrido realizado por una mercancía durante las diferentes fases logísticas.
Ayuda a localizar productos, investigar incidencias, controlar inventarios y mantener un registro fiable de los movimientos.

¿Qué debe tener un buen almacén de mercancías?

Además de capacidad suficiente, debería disponer de una distribución adaptada a la operativa, sistemas de control de inventario, procedimientos de seguridad, equipos adecuados y una gestión eficiente de entradas y salidas.
La calidad de un almacén no debería evaluarse únicamente por su superficie, sino por su capacidad para mover y controlar mercancías de forma segura y eficiente.